10. April 2015 – 08:56
DMS-Software gibt es mittlerweile reichlich auf dem Markt. Sie erleichtern die Arbeit im Büro gewaltig und ersparen viel Sucherei. Der Großteil verspricht rechtssicher zu sein.
Was bedeutet das?
Grundsätzlich ist damit gemeint, dass die Dokumentverwaltungssoftware die Erfordernisse der GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) erfüllt.
Bedeutet dies, dass Sie Ihre Geschäftsdokumente nach der Erfassung in einer solchen Software vernichten dürfen?
Das wäre sicher sehr vorschnell gehandelt. Unabdingbar für eine rechtssichere Ablage ist nicht nur die Software. Dazu gehört auch ein geeignetes Qualitätsmanagement, das die Prozesse von der Ankunft der Dokumente in der Firma, über die Verarbeitung bis hin zur Speicherung und Datensicherung in geeignetem Maße dokumentiert.
Für eine Archivierung, die den GDPdU entspricht, muss klar sein, wer für die Archivierung verantwortlich ist, nach welchen Kriterien ein Dokument gefunden werden soll und wie die Daten gegen Datenverlust geschützt werden. Erst dann kommt eine Vernichtung der Originale in greifbare Nähe.
Fragen Sie auf jeden Fall einen Fachmann, bevor Sie mit der Vernichtung der Dokumente beginnen. Und wenn Sie schon dabei sind, nehmen Sie auch die Vernichtung ins Qualitätsmanagement mit auf. Denn auch hier sollte der Datenschutz gewährleistet sein.
Ihre itbl
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